Политика за управление на сигнали и жалби

(whistleblowing)

Предисловие

Геники Тахидромики се ангажира да поддържа най-високо ниво на етично и професионално поведение, като възприема подход на нулева толерантност към незаконни действия, които засягат обществения интерес и които в резултат на това могат допълнително да повлияят отрицателно върху репутацията и надеждността ѝ. Поради тази причина тя гарантира, че служителите, Управителният съвет, както и ръководните кадри спазват задължението за съответствие с изискванията на закона, разпоредбите, политиките и процедурите, приети от ЕС, Гръцкия парламент и законодателните органи, действащи по делегация на закона, като цяло националните власти и Компанията, и че техните действия се характеризират с честност, почтеност и високи етични ценности.

Тази политика за подаване на сигнали (whistleblowing) има за цел да насърчава отговорността, прозрачността и решаването на проблеми чрез докладване на наказуемо, гражданскоправно противоправно поведение или неетично поведение в рамките на компанията.

Целта на настоящия документ е да осигури цялостна рамка за защита на лицата, които съобщават за нарушения на правото на Европейския съюз, и да въведе Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които съобщават за нарушения на правото на Съюза (L 305). Предмет на настоящия закон е създаването на система за вътрешно докладване на нарушения и защитата на лицата, които съобщават за такива нарушения, организацията на процедурата за подаване, получаване и проследяване на сигналите, както и санкциите, които се налагат в случай на нарушение на настоящия акт.

По-конкретните цели на тази Политика са:

Да предоставят сигурен и поверителен механизъм за служителите, клиентите и партньорите на компанията, чрез който да могат да подават сигнали за неправомерно поведение.
Да гарантират, че сигналите (вътрешни и външни) ще бъдат разглеждани сериозно и че ще се предприемат действия при случаи на неправомерно поведение.
Да защитават лицата, подаващи сигнали, от репресии или неблагоприятно третиране поради това, че са подали сигнал.

Политиката определя принципите и рамката, чрез които Компанията приема, оценява и разследва сигнали относно нередности, пропуски или нарушения, доведени до знанието на служителите, клиентите, доставчиците или на всяка друга заинтересована страна.

I. Длъжностно лице за приемане и проследяване на сигнали (ДЛППС)

Компанията определя свой служител като Длъжностно лице за приемане и проследяване на сигнали (ДЛППС) и съответно уведомява за това компетентните органи, служителите, партньорите и трети лица. Не могат да бъдат определяни за ДЛППС служители: а) срещу които е налице висящо наказателно производство за всяко престъпление от общ характер (тежко престъпление) и за престъпленията кражба, присвояване, измама, изнудване, документна измама, фалшифициране на документи, злоупотреба с доверие от адвокат, злоупотреба с доверие, подкуп, незаконно удостоверяване или събиране на държавни вземания, нарушение на служебни задължения, клевета, обида, лъжесвидетелстване, набеждаване, укриване или унищожаване на документи, всяко престъпление, свързано със служба, престъпления против половата неприкосновеност и достойнство или сексуална експлоатация, нарушения на законодателството относно наркотични вещества, контрабанда и хазарт, или б) които са осъдени с каквото и да е наказание за тежко престъпление или за някое от престъпленията по буква (а).

II. Въпросите по жалбите, които се разглеждат от ДЛППС, се отнасят до:

а) нарушения на правото на Европейския съюз в следните области:
аа) обществени поръчки, аб) финансови услуги, продукти и пазари, както и предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризма, аг) безопасност и съответствие на продуктите, ад) безопасност на транспорта, ае) опазване на околната среда, аст) защита от радиация и ядрена безопасност, аз) безопасност на храните и фуражите, както и здраве и хуманно отношение към животните, аһ) обществено здраве, ат) защита на потребителите, аи) защита на личния живот и личните данни, както и сигурност на мрежовите и информационните системи;

б) нарушения, засягащи финансовите интереси на Съюза по член 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) и съответните актове на Съюза;

в) нарушения, свързани с вътрешния пазар по член 26, параграф 2 от ДФЕС, включително нарушения на правилата на Съюза за конкуренцията и държавните помощи, както и нарушения, свързани с вътрешния пазар относно действия, които нарушават правилата за корпоративно данъчно облагане или споразумения, чиято цел е осигуряване на данъчно предимство, което осуетява предмета или целта на приложимото данъчно законодателство.

III. Начин на подаване на сигнал – жалба

Подаването на жалба/сигнал може да се извърши устно или чрез електронна платформа, достъпна и за хора с увреждания, която функционира на интернет сайта на компанията. Устният сигнал може да бъде подаден чрез телефон или други системи за гласови съобщения, както и чрез лична среща с ДЛППС в разумен срок, по искане на лицето, подаващо сигнала. До всеки служител или до всеки партньор на компанията, независимо от формата на сътрудничество, се съобщава, че може да подаде сигнал/жалба устно на телефон 2104851250, на мобилен номер 6948054680 и писмено на електронна поща kataggeliavh@taxydromiki.gr.

IV. Управление на сигнала – Доклада

Служителят по приемане и проследяване на сигнали (УППС) има следните правомощия:

предоставя подходяща информация относно възможността за подаване на сигнал в рамките на организацията и оповестява всяка актуализирана информация на видно място в дружеството;
приема сигнали за нарушения;
потвърждава получаването на сигнала на подателя в срок от седем (7) работни дни от датата на получаването му;
предприема необходимите действия, за да бъде сигналът разгледан от компетентните органи на дружеството и/или от съответните компетентни институции, или прекратява процедурата чрез архивиране на сигнала, когато той е неразбираем, подаден е злоупотребно, не съдържа факти, които представляват нарушение на правото на Европейския съюз, или липсват сериозни индикации за такова нарушение, като уведомява подателя за съответното решение. Ако подателят счита, че сигналът не е бил разгледан ефективно, той може да го подаде повторно до Националния орган по прозрачност (Е.А.Д.), който като външен канал упражнява правомощията по член 12 от Закон № 4990/2022;
гарантира защитата на поверителността на самоличността на подателя и на всяко трето лице, посочено в сигнала, като предотвратява достъпа до тази информация от неупълномощени лица;
проследява сигналите и поддържа комуникация с подателя, като при необходимост изисква допълнителна информация от него;
предоставя обратна информация на подателя относно предприетите действия в разумен срок, който не надвишава три (3) месеца от потвърждението за получаване на сигнала или, ако такова потвърждение не е изпратено, в срок до три (3) месеца след изтичането на седемте (7) работни дни от подаването на сигнала;
предоставя ясна и леснодостъпна информация относно процедурите, по които сигналите могат да бъдат подавани до Е.А.Д. и, когато е приложимо, до публични органи или институции и други органи или организации на Европейския съюз;
планира и координира обучителни дейности, свързани с етиката и почтеността, и участва в разработването на вътрешни политики за укрепване на почтеността и прозрачността в дружеството.

Когато определеният УППС изпълнява и други функции, се гарантира, че изпълнението на тези функции не засяга неговата независимост и не води до конфликт на интереси във връзка със задълженията му.

За целите на настоящата процедура дружеството и Служителят по приемане и проследяване на сигнали (УППС) са администратори на лични данни съгласно член 15, параграф 3 от Закон № 4990/2022. Поради това те предприемат подходящи технически и организационни мерки, така че при подаването и проследяването на сигнали да се събират само личните данни, които са абсолютно необходими и подходящи за постигането на целите на настоящата процедура. Лични данни, които очевидно не са свързани с разглеждането на конкретен сигнал или са прекомерни, не се събират, а ако бъдат събрани случайно, се изтриват незабавно. Като изключение от буква „а“ на параграф 1 от член 5, членове 12 и 13, параграфи 1–4 от член 14 и член 34 от Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД), не се предоставя информация относно обработването на лични данни на лицето, срещу което е подаден сигнал, както и на всяко трето лице в качеството му на субект на данни, посочено в сигнала, или чиито лични данни са получени в резултат на мерки за последващо проследяване, и по-специално относно източника на тези данни съгласно буква „е“ от параграф 2 на член 14 от ОРЗД. Това се прилага въз основа на параграф 5 от член 14 във връзка с член 23 от ОРЗД за периода от време, който е необходим и доколкото се счита за необходимо за целите на предотвратяването и противодействието на опити за възпрепятстване на подаването на сигнали, възпрепятстване, осуетяване или забавяне на мерките за проследяване, по-специално по отношение на разследванията, както и на опити за установяване самоличността на подателите на сигнали.

Администраторът на лични данни може да не удовлетвори правата, предоставени съгласно членове 15–22 от Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД), когато те се упражняват от лицата, посочени в сигнала, както и от трети лица, упоменати в него, или когато данните са получени в резултат на мерки за проследяване съгласно разпоредбите на параграф 5. В случаите на ограничаване на правата на субектите на данни, предвидени в параграфи 5 и 6, администраторът на лични данни предприема всички необходими технически и организационни мерки за защита на правата и свободите на засегнатите лица. Когато администраторът на лични данни откаже да удовлетвори упражняването на дадено право, без да информира за причината за ограничението, субектът на данните има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД). Комисията може да провери дали са налице условията за ограничаване на съответните права и да информира субекта на данните за резултатите от проверката, доколкото предоставянето на такава информация не би възпрепятствало постигането на целите, за които е наложено ограничението.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни администраторът на лични данни не уведомява субекта на данните съгласно параграф 1 на член 34 от Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД), когато такова уведомяване би могло да навреди на целите, преследвани от настоящата процедура. В този случай администраторът уведомява Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), която може, след като провери наличието на посочените основания, да изиска извършването на уведомяването, ако прецени, че не са налице условията за неговото непредприемане. Служителят по приемане и проследяване на сигнали (УППС) поддържа регистри за всеки получен сигнал в съответствие с приложимите изисквания за поверителност. Сигналите се съхраняват за разумен и необходим период от време, така че да могат да бъдат възстановени при необходимост и да бъдат изпълнени изискванията на настоящия закон, както и на правото на Европейския съюз или националното законодателство. Във всички случаи те се съхраняват най-малко до приключването на всяко разследване или съдебно производство, образувано вследствие на сигнала срещу лицето, посочено в него, подателя на сигнала или трети лица.

Когато за подаване на сигнал се използва телефонна линия или друга система за телефонни съобщения, се допуска запис на разговора, при условие че сигнализиращото лице е дало законосъобразно съгласие. Компетентните органи на Глави C и D имат право да документират устното подаване на сигнал είτε чрез запис на разговора на траен и възстановим носител είτε чрез пълна и точна транскрипция на разговора, изготвена от членовете на персонала, които отговарят за обработката на сигнала, като предоставят на сигнализиращото лице възможност да провери, коригира и се съгласи с транскрипцията на разговора, като я подпише.

Когато за подаване на сигнал се използва телефонна линия или друга система за телефонни съобщения без запис на разговора, У.П.П.А. има право да документира устното подаване на сигнал под формата на точни протоколи от разговора, които се изготвят от самия него, като предоставя на сигнализиращото лице възможност да провери, коригира и се съгласи с протоколите от разговора, като ги подпише.

Когато лице поиска среща с У.П.П.А. за да подаде сигнал съгласно ал. 1 на чл. 10 и ал. 1 на чл. 12, при условие на съгласието на сигнализиращото лице, се водят пълни и точни протоколи от срещата на траен и възстановим носител, или чрез запис на разговора на траен и възстановим носител, или чрез точни протоколи от срещата, изготвени от У.П.П.А., като се предоставя на сигнализиращото лице възможност да провери, коригира и се съгласи с протоколите от срещата, като ги подпише. В случай на отказ за подписване на протоколите, предвидени в ал. 2, 3 и 4, се прави съответна бележка от У.П.П.А..

V. Мерки за защита

Всякаква форма на репресии срещу лицата, посочени в член 6, е забранена, включително заплахи и действия на отмъщение. По-специално се забраняват следните форми на репресии:

прекратяване на трудовото правоотношение, уволнение или други равностойни мерки;
понижение, пропускане или лишаване от повишение;
отнемане на длъжностни функции, промяна на мястото на работа, намаляване на заплатата, промяна на работното време;
лишаване от обучение;
отрицателна оценка на изпълнението или отрицателна професионална препоръка;
порицание, налагане на дисциплинарна или друга мярка, включително парична санкция;
принуда, сплашване, тормоз или маргинализация;
дискриминация или несправедливо третиране;
непреминаване на временен трудов договор в постоянен;
ненавременно подновяване или преждевременно прекратяване на временен трудов договор;
умишлено увреждане, включително накърняване на репутацията, особено в социалните медии, или икономическа вреда, включително бизнес щети и загуба на доход;
включване в черен списък въз основа на секторно или браншово официално или неофициално споразумение, което може да доведе до това лицето да не може да намери работа в съответния сектор или бранш в бъдеще;
преждевременно прекратяване или анулиране на договор за стоки или услуги;
отнемане или анулиране на диплома или лиценз;
насочване към психиатрично или медицинско наблюдение;
отказ или лишаване от разумни адаптации за лица с увреждания.

Дружеството приема, разследва и обработва всяка жалба с професионализъм и прилага нулева толерантност към сигнали, свързани с насилие и тормоз, като същевременно изгражда система, основана на доверие, безпристрастност и защита както на подателя на сигнала, така и на УППС.

Тази политика представлява неразделна част от оперативното управление на дружеството.

Настоящата политика е доведена до знанието на целия човешки ресурс на „Генική Такидромики“ и е достъпна за всички заинтересовани страни.
Всичко, което не е изчерпателно уредено в настоящата политика, се допълва от Закон № 4990/2022, както и от издадените и предстоящите за издаване подзаконови нормативни актове, приети въз основа на него.