Politica de Gestionare a Sesizărilor și Plângerilor

(whistleblowing)

Preambul

Geniki Taxydromiki se angajează să mențină cel mai înalt nivel de conduită etică și profesională, adoptând o abordare de toleranță zero față de acțiunile ilegale împotriva interesului public și care, ca urmare, pot afecta în mod negativ reputația și credibilitatea sa. Din acest motiv, asigură că angajații, Consiliul de Administrație, precum și cadrele de conducere respectă obligația de a se conforma cerințelor legii, reglementărilor, politicilor și procedurilor instituite de Uniunea Europeană, de Parlamentul Elen și de autoritățile legislative abilitate prin lege, precum și, în general, de autoritățile naționale și de companie, și că acțiunile lor sunt caracterizate de onestitate, integritate și valori etice înalte.

Această politică de whistleblowing are ca scop promovarea responsabilității, a transparenței și a soluționării problemelor prin raportarea comportamentelor infracționale de natură penală sau civilă, precum și a comportamentelor etice neconforme în cadrul companiei.

Scopul prezentei este de a asigura un cadru cuprinzător de protecție a persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii și de a transpune Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii (L 305). Obiectul prezentei legi îl constituie instituirea unui sistem de raportare internă a încălcărilor și protecția persoanelor care raportează astfel de încălcări, organizarea procedurii de depunere, primire și monitorizare a raportărilor, precum și sancțiunile aplicabile în cazul încălcării prezentei.

Scopurile mai specifice ale acestei Politici sunt:

Să ofere un mecanism sigur și confidențial pentru angajații, clienții și partenerii companiei, astfel încât aceștia să poată raporta comportamente neconforme sau încălcări.
Să asigure că sesizările (interne și externe) vor fi tratate cu seriozitate și că se va reacționa în cazurile de comportament neconform.
Să protejeze persoanele care raportează împotriva represaliilor sau tratamentelor nefavorabile ca urmare a efectuării raportării.

Politica stabilește principiile și cadrul prin care Compania primește, evaluează și investighează sesizări privind nereguli, omisiuni sau fapte ilicite aduse la cunoștința angajaților, clienților, furnizorilor săi sau oricărei alte părți interesate.

I. Responsabilul pentru Primirea și Monitorizarea Raportărilor (R.P.M.R.)

Compania desemnează un cadru de conducere ca Responsabil pentru Primirea și Monitorizarea Raportărilor (R.P.M.R.) și comunică în mod corespunzător acest lucru autorităților, angajaților, colaboratorilor și terților. Nu pot fi desemnați ca R.P.M.R. angajații: a) împotriva cărora este în curs o urmărire penală pentru orice infracțiune gravă (crimă) și pentru infracțiunile de furt, delapidare, fraudă, șantaj, falsificare, fals în certificate, abuz de încredere al avocatului, abuz de încredere, luare de mită, emiterea sau încasarea ilegală de drepturi ale statului, încălcarea atribuțiilor de serviciu, defăimare, calomnie, mărturie mincinoasă, inducerea în eroare a autorităților prin declarații false, denunț calomnios, sustragere de documente, orice infracțiune legată de serviciu, infracțiuni împotriva libertății și demnității sexuale sau exploatarea economică a vieții sexuale, încălcarea legislației privind drogurile, contrabanda și jocurile de noroc; sau b) care au fost condamnați la orice pedeapsă pentru o infracțiune gravă sau pentru oricare dintre infracțiunile menționate la lit. (a).

II. Temele sesizărilor care sunt examinate de R.P.M.R. se referă la:

a) încălcări ale dreptului Uniunii în domeniile:
aa) achizițiilor publice, ab) serviciilor, produselor și piețelor financiare, precum și prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului, ac) siguranței și conformității produselor, ad) siguranței transporturilor, ae) protecției mediului, af) protecției împotriva radiațiilor și securității nucleare, ag) siguranței alimentelor și furajelor, precum și a sănătății și bunăstării animalelor, ah) sănătății publice, ai) protecției consumatorilor, aj) protecției vieții private și a datelor cu caracter personal, precum și securității rețelelor și sistemelor informatice;

b) încălcări care afectează interesele financiare ale Uniunii, conform articolului 325 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene (TFUE) și măsurilor relevante ale Uniunii;

c) încălcări legate de piața internă, astfel cum este prevăzut la articolul 26 alineatul (2) din TFUE, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii privind concurența și ajutoarele de stat, precum și încălcări referitoare la piața internă în legătură cu acte care contravin normelor privind impozitarea societăților sau aranjamente având ca scop obținerea unui avantaj fiscal care contravine obiectului sau scopului legislației fiscale aplicabile.

III. Modalitatea de depunere a sesizării – raportării

Depunerea unei sesizări/raportări se poate face fie verbal, fie prin intermediul unei platforme electronice accesibile și persoanelor cu dizabilități, disponibilă pe site-ul companiei. Raportarea verbală poate fi depusă prin telefon sau alte sisteme de mesagerie vocală, precum și printr-o întâlnire personală cu R.P.M.R., într-un termen rezonabil, la solicitarea persoanei care raportează. Se aduce la cunoștința fiecărui angajat sau oricărui colaborator al companiei, indiferent de forma de colaborare, că poate depune o sesizare/raportare verbal la numărul de telefon 2104851250, la numărul de mobil 6948054680 și în scris la adresa de e-mail kataggeliavh@taxydromiki.gr.

IV. Gestionarea sesizării – raportării

R.P.M.R. are următoarele atribuții:

oferă informațiile corespunzătoare privind posibilitatea depunerii unei raportări în cadrul entității și comunică eventualele informații actualizate în mod vizibil în cadrul companiei;
primește sesizările privind încălcările;
confirmă primirea sesizării către persoana care a raportat, în termen de șapte (7) zile lucrătoare de la data primirii;
întreprinde demersurile necesare pentru ca sesizarea să fie analizată de organele competente ale companiei și/sau de autoritățile competente, după caz, sau închide procedura prin arhivarea sesizării, dacă aceasta este neinteligibilă, este depusă în mod abuziv ori nu conține elemente care să indice o încălcare a dreptului Uniunii sau dacă nu există indicii serioase privind o astfel de încălcare, și comunică această decizie persoanei care a raportat, care, dacă consideră că nu a fost tratată eficient, o poate reînainta către A.A.D. (Autoritatea Națională de Integritate și Protecție a Denunțătorilor – E.A.D.), care, ca canal extern, exercită atribuțiile prevăzute la articolul 12 din Legea nr. 4990/2022;
asigură protecția confidențialității identității persoanei care raportează și a oricărei terțe persoane menționate în sesizare, împiedicând accesul persoanelor neautorizate;
urmărește sesizările și menține comunicarea cu persoana care a raportat și, dacă este necesar, solicită informații suplimentare de la aceasta;
oferă informări persoanei care a raportat cu privire la măsurile întreprinse într-un termen rezonabil, care nu depășește trei (3) luni de la confirmarea primirii, sau, dacă nu a fost transmisă confirmarea, în termen de trei (3) luni de la expirarea celor șapte (7) zile lucrătoare de la depunerea sesizării;
furnizează informații clare și ușor accesibile privind procedurile prin care sesizările pot fi depuse la E.A.D. și, după caz, la autorități publice sau organisme ori instituții ale Uniunii Europene;
concepe și coordonează activități de formare privind etica și integritatea și participă la elaborarea politicilor interne pentru consolidarea integrității și transparenței în cadrul companiei.

Dacă R.P.M.R. desemnat îndeplinește și alte atribuții, se asigură că exercitarea acestora nu îi afectează independența și nu conduce la conflicte de interese în raport cu atribuțiile sale.

În scopul prezentei proceduri, compania și R.P.M.R. sunt operatori de date cu caracter personal, în sensul articolului 15 alineatul (3) din Legea nr. 4990/2022, și, prin urmare, adoptă măsurile tehnice și organizatorice adecvate astfel încât, la depunerea și monitorizarea sesizărilor, să fie colectate exclusiv datele cu caracter personal strict necesare și adecvate pentru atingerea scopurilor prezentei proceduri. Datele cu caracter personal care în mod evident nu au legătură cu gestionarea unei anumite sesizări sau care sunt excesive nu sunt colectate sau, dacă au fost colectate accidental, sunt șterse fără întârziere. Prin derogare de la lit. A a alin. 1 al articolului 5, de la articolele 12 și 13, de la alin. 1–4 al articolului 14 și de la articolul 34 din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD), nu se furnizează informarea privind prelucrarea datelor cu caracter personal persoanei vizate și nici oricărei terțe persoane, în calitatea sa de subiect al datelor, menționată în sesizare sau cu privire la datele cu caracter personal rezultate din măsuri de monitorizare și, în special, cu privire la sursa de proveniență, în conformitate cu litera f) a alin. 2 al articolului 14 din RGPD, în aplicarea alin. 5 al articolului 14 din RGPD, coroborat cu articolul 23 din RGPD, pentru perioada de timp necesară și în măsura în care se consideră necesar în scopul prevenirii și combaterii tentativelor de împiedicare a raportării, de obstrucționare, de zădărnicire sau de întârziere a măsurilor de monitorizare, în special în ceea ce privește investigațiile, ori a tentativelor de identificare a persoanelor care raportează.

Operatorul de date poate să nu dea curs drepturilor prevăzute la articolele 15–22 din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD), atunci când acestea sunt exercitate de persoanele vizate și de terții menționați în sesizare sau care au rezultat din măsuri de monitorizare, conform celor prevăzute la alineatul (5). În cazurile de restrângere a drepturilor persoanelor vizate prevăzute la alineatele (5) și (6), operatorul de date adoptă toate măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru protejarea drepturilor și libertăților persoanelor. Atunci când operatorul de date refuză să dea curs exercitării drepturilor fără a informa cu privire la motivul restricționării, persoana vizată are dreptul să depună o plângere la Autoritatea pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (A.P.D.P.C.P.), care poate verifica îndeplinirea condițiilor privind restrângerea drepturilor și poate informa persoana vizată, cu condiția ca această informare să nu fie prejudiciabilă pentru îndeplinirea acestor scopuri.

Operatorul de date, în cazul unei încălcări a datelor cu caracter personal, nu efectuează notificarea prevăzută la art. 34 alin. (1) din RGPD către persoana vizată, atunci când această notificare poate aduce atingere scopurilor urmărite de prezentul regulament, și informează în acest sens Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), care poate, după investigarea temeiniciei motivelor invocate, să solicite efectuarea notificării, dacă apreciază că nu sunt îndeplinite condițiile pentru omiterea acesteia. Responsabilul pentru prevenirea și combaterea violenței și hărțuirii (R.P.V.H.) ține evidențe pentru fiecare sesizare primită, în conformitate cu cerințele de confidențialitate prevăzute. Sesizările sunt stocate pentru o perioadă rezonabilă și necesară, astfel încât să poată fi accesate și pentru a respecta cerințele impuse de prezentul regulament, de dreptul Uniunii sau de dreptul intern, și în orice caz până la finalizarea oricărei anchete sau proceduri judiciare inițiate ca urmare a sesizării, împotriva persoanei vizate, a persoanei care face sesizarea sau a unor terțe persoane.

În cazul unei încălcări a datelor cu caracter personal, operatorul de date nu procedează la notificarea acesteia, conform alineatului (1) al articolului 34 din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD), către persoana vizată, dacă această notificare poate fi prejudiciabilă pentru scopurile urmărite prin prezenta procedură, și informează în acest sens Autoritatea pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (A.P.D.P.C.P.), care poate, după investigarea existenței motivelor invocate, să solicite efectuarea notificării, dacă apreciază că nu sunt îndeplinite condițiile pentru omisiunea acesteia. R.P.M.R. ține evidențe pentru fiecare sesizare primită, în conformitate cu cerințele de confidențialitate prevăzute. Sesizările sunt stocate pentru o perioadă rezonabilă și necesară, astfel încât să poată fi accesate și pentru a respecta cerințele impuse de prezenta procedură, de dreptul Uniunii sau de dreptul național și, în orice caz, până la finalizarea oricărei investigații sau proceduri judiciare inițiate ca urmare a sesizării, împotriva persoanei vizate, a persoanei care a raportat sau a unor terți.

Atunci când, pentru depunerea unei sesizări, se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală fără înregistrarea conversației, R.P.M.R. are dreptul să documenteze sesizarea verbală sub forma unor procese-verbale exacte ale convorbirii, întocmite de acesta, oferind persoanei care raportează posibilitatea de a verifica, corecta și confirma procesele-verbale ale convorbirii prin semnarea acestora.

Atunci când o persoană solicită o întâlnire cu R.P.M.R. pentru a depune o sesizare, în conformitate cu alin. (1) al articolului 10 și alin. (1) al articolului 12, sub rezerva consimțământului persoanei care raportează, se întocmesc procese-verbale complete și exacte ale întâlnirii, într-o formă fixă și recuperabilă, fie prin înregistrarea conversației într-o formă fixă și recuperabilă, fie prin procese-verbale exacte ale întâlnirii, redactate de R.P.M.R., oferindu-se persoanei care raportează posibilitatea de a verifica, corecta și confirma procesele-verbale ale întâlnirii prin semnarea acestora. În cazul refuzului de a semna procesele-verbale prevăzute la alineatele (2), (3) și (4), se face o mențiune corespunzătoare de către R.P.M.R.

V. Măsuri de protecție

Orice formă de represalii împotriva persoanelor menționate la articolul 6 este interzisă, inclusiv amenințările și actele de răzbunare. Sunt interzise, în special, următoarele forme de represalii:

încetarea contractului, concedierea sau alte măsuri echivalente,
retrogradarea, omiterea sau privarea de promovare,
înlăturarea atribuțiilor, schimbarea locului de muncă, reducerea salariului, modificarea programului de lucru,
rivarea de formare profesională,
evaluare negativă a performanței sau recomandare profesională negativă,
mustrare, aplicarea unei sancțiuni disciplinare sau a altei măsuri, inclusiv amendă,
constrângere, intimidare, hărțuire sau marginalizare,
iscriminare sau tratament inechitabil,
neconvertirea contractului de muncă temporară într-un contract pe durată nedeterminată,
neînnoirea sau încetarea anticipată a contractului de muncă temporară,
prejudiciu intenționat, inclusiv afectarea reputației, în special în mediul rețelelor de socializare, sau prejudiciu economic, inclusiv prejudiciu comercial și pierdere de venituri,
includerea pe o listă de persoane nedorite (așa-numita „listă neagră”), în temeiul unui acord sectorial sau de ramură, formal sau informal, care poate avea ca efect imposibilitatea angajării viitoare a persoanei în domeniul sau sectorul respectiv,
încetarea anticipată sau anularea unui contract de bunuri sau servicii,
revocarea sau anularea unei diplome sau a unei autorizații,
trimiterea la evaluare sau supraveghere psihiatrică ori medicală,
refuzul sau privarea de acordare a ajustărilor rezonabile pentru persoanele cu dizabilități.

Compania primește, investighează și gestionează fiecare plângere cu profesionalism și aplică o politică de toleranță zero față de sesizările privind violența și hărțuirea, adoptând totodată un sistem bazat pe încredere, imparțialitate și protecție pentru persoana care face sesizarea și pentru responsabilul desemnat pentru prevenirea și combaterea violenței și hărțuirii (R.P.V.H.).

Prezenta politică face parte integrantă din guvernanța operațională a companiei.

Prezenta politică a fost adusă la cunoștința întregului personal al General Post și este disponibilă tuturor părților interesate.
Orice aspect care nu este reglementat în mod exhaustiv de prezenta politică este completat de Legea nr. 4990/2022 și de actele normative emise sau care urmează a fi emise în temeiul acesteia.